20.1 数据准备
在前面的章节里，我们曾经说过：基础数据薄弱、基础数据量庞大等是我国企业实施ERP难以获得成功的重要因素。有效实施ERP，一定要投入足够的人力，重视基础数据的整理、修改和完善工作。基础数据量大，涉及面又广，如产品结构、工艺、工装、定额、各种物料、设备、质量、财务、工作中心、人员、供应商、客户等。有时为了核实一个数据，需要访问多个部门，多个人。数据整理要满足软件的格式要求，并确保其正确性、完整性和规范化。基础数据不正确、不完善，无法有效运行ERP软件。
一、数据规范与准确性
ERP一种管理信息系统，要进行大量的数据处理；因此，要求数据必须规范化，或者说必须有统一的标准。数据规范化是实现信息集成的首要条件。 ERP对数据的另一个要求是数据的准确性。规范化是准确性的前提，没有规范就谈不上准确。数据的及时性、准确性和完整性计算机辅助企业管理的基本要求。这里，“及时”指必须在规定的时间进行和完成数据的采集和处理；“准确”就是必须去伪存真、符合实际；“完整”是指要满足系统对数据项规定的要求，没有疏忽遗漏。软件的功能再强，也难以分辨数据的真伪，最多只能做些逻辑判断；如日期的先后、字段或数字的位数、是否大与或小于某个值等。人们常说，“对计算机讲假话，你得到的回答只能是废话”。数据不准是推行ERP失败的重要原因。因此，企业在推行ERP之前，一定要下决心，以严肃认真的态度，采取必要的错施，保证各项数据的准确与完整。数据准确从广义上讲还有合理性的含义。在录人数据之前，应先运用工业工程学的原理．如工作分析、物流与设施布置、激励原则等对输人数据的合理性做一番香验证。 通常，我们把各种管理数据归纳为三类。
1、静态数据（或称固定信息）。一般指生产活动开始之前要准备的数据，如物料清单、工作中心的能力和成本参数、工艺路线、仓库和货位代码、会计科目的设定等。我们所处的客观环境是在不断变化的，因此，所谓静态也是相对的；就是说，即使是静态数据，也要定期维护，保持其准确性。系统运行时，访问静态数据一般不作处理。2、动态数据（或称流动信息）。一般是指生产活动中发生的数据，不断发生、经常变动。如客户合同、库存记录、完工报告等，一旦建立，就需要随时维护。3、中间数据（或称中间信息）。中间数据是根据用户对管理工作的需要，由计算机系统按照一定的逻辑程序，综合上述静态和动态两类数据，经过运算形成各种报表。它是一种经过加工处理的信息，供管理人员掌握经营生产状况、进行分析和决策。如主生产计划和物料需求计划都是根碍静态和动态数据加工处理后生成的中间信息。管理软件功能的强弱，往往体现在它能提供多少有用的中间信息。如果人们对ERP原理理解得比较透彻，报表又设置得合理，就能有效地发挥这些中间数据的作用。
ERP是一种人机交互式的管理信息系统，它不是一个自动优化系统，它提供信息的价值在于人们能利用它作出正确的决策或作为优化的依据，来指导管理工作。正确及时的信息是一种非常宝贵的资源，其特点是：越是充分利用，价值就越高；不用，就毫无价值。 在一个管理信息系统中，静态和动态数据是输人数据，中间数据是经处理后的输出数据。如果输人的数据是不可靠的，那么加工处理后的中间数据也是不可信的，不可能用它做出正确的决策。一项中间数据的生成，需要依据多个部门提供的静态和动态两类数据，体现信息集成。国际上对实施ERP的企业进行考核评级时，把企业分为A、B、C、D四级，数据准确性是考核的主要内容。
二、主要输入数据
运行ERP系统必须先建立一系列数据，这对任何ERP软件几乎都是相同的，已形成一种标准。ERP这套成熟的规范化数据，对应用计算机辅助企业管理带有普遍意义。 主要基本数据的相互关系及输入顺序见图4.4.1。
图4.4.1 基本数据相互关系及输入顺序
这些数据可分为以下几种主要类型：
1、物料与产品信息（图中第4行）。产品信息是通过物料清单来描述的。物料清单中所涉及的物料，都必须建立文档，也就是物料主文件（Item Master 或 Part Master）。一种物料可能用于多种产品，但主文件只有一份。这就象企业里员工可以在部门问调动，但必须有一份档案。在建立物料主文件之前，要对每个物料进行编码，规定物料号；还要按照软件的要求，确定所有物料的类型和分类。
2、能力信息（图中第2行）。物料计划要与能力计划相伴运行，占用能力资源是通过工艺路线文件及其时间定额来确定的，在ERP系统中主要的能力资源是工作中心，工作中心又是属于某个车间或部门的，要事先定义。各种作业活动只能在工作日进行，必须设定各种用途的工作日历。
3、库存信息（图中第5、6两行）。运行物料需求计划必须知道物料的可用量，各种物料按照定置管理的要求必须有存放地点，也就是仓库与货位。
4、财务信息（图中第3行）。ERP要实现物流与资金流信息集成，每种物料要有对应的会计科目。为了控制成本，要对分厂、车间、部门或工作中心设置利润中心或成本中心。
5、需求信息（图中最下一行）。所有计划都是为了满足市场需求，必须先有需求信息（包括预测和合同以及企业内各部门之间的需求等）才能编制生产计划。
6、供需方信息（图中最上一行）。系统执行采购作业，必须先建立供应商文档；执行销售作业，必须先有客户信息。 可以看出，以上这些信息，都是运行MPS/MRP系统不可缺少的必要信息。这些信息中，1、2、4、6和3中的仓库与货位是静态信息，其余为动态信息。动态信息一般在建立产品信息之后建立。有些静态信息本来是企业的基础工作，在系统安装之前就可以着手准备。 每项数据除明确定义外，还要注意它的字符类型以及字段长度。字符类型通常分三类： 1、字母数字型（Alphanumeric）。由任意字母、数字或符号（键盘上的符号）组成，如物料号的代码；通常用“A”或“A，n”（n为位数）表示； 2、整数型（Integer）。无小数的数字，如物料的件数；通常用“I”或“n，0”（n为整数位数）表示； 3、实数型（Real）。有小数的数字，如金额数；通常用“R”或“nl，n2”（n1，n2为小数点前后数字的位数，或总位数与小数位数）表示。 以上各种数据信息，有些同现行管理所用的数据可能会有一定出入，有的需要适当加工，有的则要分析后才能确定。对有些企业，准备规范化的数据会有相当大的工作量，但是，这些规范化的数据对一个管理信息系统是绝对必要的。只有用积极的态度及早动手准备，才能为实施ERP打好基础，并缩短实施进程。
上述信息数据中有些用到的词汇，是工业工程学中常用的术语，在国外已相当普及，为人们所熟知，但在国内对其中有些术语的定义可能并不十分明确，只有明了各种信息数据的定义及其作用才能正确设置。
三、数据准备
在运行ERP系统之前，要准备和录入一系列数据。只有在充分理解了ERP原理、方法，并经过软件应用培训后才能开始。必须正确理解了各项数据的定义、概念、作用和要求后，才能开始准备数据，避免或减少由于理解错误造成的返工。数据准备包括数据收集、分析、整理和录入等项工作，一般有3种情况：
1、 现成的数据。多为现行 管理中用到的数据，不许过多的加工就可以使用。如零件图号、材料消耗定额、供应厂商纪录等；
2、 要加工的数据。线有数据需要重新分解或组合的。如工时定额要转换为题前期的时间构成，补充排队时间、传送时间，在现有零件明细表、工艺过程卡和材料消耗定额的基础上建立产品结构图和物料清单等。
3、 要研究确定的数据。现行管理中没有用到的数据，如各种编码（如物料号、类型码、分类码、车间或部门代码、工作中心的划分和编码、仓库、或为、各种会计科目、计划员、采购员、销售员等的代码）、标准成本、间接费率、批量规则、安全库存和定货量调整因素等。有些数据需要组织几个部门参加共同商定，如物料号。 上述各类数据中的静态数据在软件安装之前就着手准备，有些数据则要根据软件的具体要求来确定，甚至有一些数据要在模拟运行之后，才能逐步完善。数据准备的工作量是很大的，要动用一定的人力，要由各个部门的配合。统一现有的数据，使之规范化，是实施ERP系统的一笔投资。为了使软件一旦安装后能很快的投入运行，一些基本的ERP需用的数据准备工作，应在软件公司或咨询公司专家指导下提前进行。 国内外经验表明，在物料清单、工艺路线和库存纪录3项数据的准确度小于90%时，先不要运行MRP，否则只会是笑话和矛盾百出，使人们丧失实施ERP系统的信心。一旦人们失去了对系统的信任感，要扭转人们的心理状态要花费成倍的精力，甚至得不偿失。因此，要提倡“开始一次就把工作做好”。对这3项数据的准确度可用业绩评价中的有关方法先行考核。
四、编码案例
下面我们介绍某企业采用的编码方案，供参考。
1、编码原则 一个好的编码体系应该具有以下特征：包含有尽可能多的信息，通过编码能对该设备有一大概了解，能很方便的根据编码进行分类查找；
开放性今后将有新的设备加入进来要留有发展余地；
通用性就设备管理而言，所有其它属性都是依附于设备的，编码应体现出以设备为中心的特点； 尽可能少的数据冗余，在基础数据建立是重复信息是不可避免。
2、设备类型编码方法 如何进行编码才合理呢？基本思路是基于同类设备具有相同或相近的属性，因此，将所有设备进行分类分别进行编码。以三位字符（0－9，A－Z）为编码，分别代表一、二、三类。一类编码的后两位是零，二类编码后一位是零，它们所代表的是某一类设备。
例1： 编码为b00，可看出是第一类比如说是电器类，它们的共同特点是带电，可能会采取类似措施。
例2： 编码为b10 二类 电器类下的电机。 第三类编码则是指具体设备，确定为同一类具体设备的原则是具有相同或相近的操作描述、故障描述、安全措施……。
例3： 编码为b1a 三类 电器类下的电机类下的小型电机。 这样我们可以实现以设备类型编码为查询主键的编码体系。
3、相关编码方法 确定了设备类型及其编码之后，其它编码规则如下：
设 备 编 码： 设备类型编码+顺序号
作业计划编码：设备类型编码+顺序号
安全计划编码：设备类型编码+顺序号
故 障 代 码： 设备类型编码+顺序号
4、这种编码体系的优点
只要查找到设备以后，与其相关的作业计划、安全计划、故障代码就很容易找出；
新内容添加以后自动的建立了联系，无需专门的关联；
保证输入的数据被最有效的利用起来，减少了数据的冗余度和输入的工作量。
20.2 原型测试
原型测试（prototyping）及软件功能模拟运行，有称计算机模拟（computer pilot），模拟的目的是：
1． 深入理解ERP，分析它同现行管理的差异；2． 熟悉软件，学会使用软件的各种指令、功能，测试软件的运算速度； 3． 弄清各种数据之间的关系以及一种数据的准确程度对其它数据的影响；4． 弄清软件各种报表的作用，学会运用系统提供的报表来分析问题和决策；5． 发现容易混淆的观点，在扩大培训是重点讲解，作为编制企业内部案例式教材的依据；6． 作为全面采用ERP系统进行管理的依据。
软件功能模拟必须是各个功能模块同时进行，这是一次系统的测试。个功能模块如果单独运行不能掌握模块之间的集成关系。模拟运行由项目组长亲自主持，全体项目小组成员参加。 原型测试可选用一个小的部件作为代表产品，甚至可以虚拟一个组件，物料品种以15-30种为宜，尽量简单，但是必须能反映企业管理中经常发生的普遍问题，尽可能覆盖软件所提供的各种功能。模拟时要假定各种条件，测试软件是如何处理企业各种管理问题的，解决到什么程度。模拟的问题应事先计划好，假定各种条件是应考虑管理改革的因素，不要用经过改革不再出现的问题来模拟。模拟运行的过程应做好纪录，便于查阅总结。 人们形象地用“知己（企业的需求和现状）之比（软件的功能）”来说明原型测试的重要意义，只有知己知彼才能取得胜利。 原型测试的最终目的是检查软件的功能是否满足企业的需求和目标，如有差距，找出和理的解决方案，确有必要时才进行二次开发。
20.3 用户化和二次开发
从80年代初我国引进MRP II软件以来，在近二十年中，有上千家企业购买了MRP II/ERP系统。但从实际的应用情况来看，总体上并不令人满意。由此而引发了很多争论，比如中国企业是否具备了使用ERP软件的能力？再如关于ERP与国情的争论：国内企业和软件开发商经常宣称国外的ERP软件不适应中国的国情，而国外的软件供应商则竭力辩解“管理无国界”和“国情化就是迁就落后”，等等。这些争论的焦点无疑都是些对ERP系统在企业中的有效运用有可能产生影响的因素。不过，在笔者看来，ERP系统在企业中能否得到成功实施和有效应用，还取决于另外一个关键因素：ERP系统的用户化和二次开发。 为什么这样讲呢？我们来看ERP系统在企业中实施的典型步骤：
图4.4.2 ERP系统实施步骤
从图4.4.2我们可以看到，ERP系统的客户化和二次开发在整个实施过程中处于承上启下的位置。任何ERP软件，不论是国产的还是进口的，都或多或少有用户化的工作，有时还要进行二次开发。这是因为：
1、对于国外ERP软件供应商的产品来说，确实存在国情、厂情的问题。中国企业与国外企业相比，主要有以下四个方面的不同：
（1）生产规模、生产类型不同 在我国，大而全的国有大中型企业是国家经济的支柱。工厂规模大，生产类型复杂，产品中有70%－80%是自制件，既加工制造又装配，管理幅度大，难度也大。而国外基本是一些专业化分工较细的中小型企业，一些大的公司也以装配为主，自制件很少。相比之下，管理幅度和难度不如中国企业。
（2）人员素质相差较大 国内、国外企业管理人员和生产工人的素质不能相比。这与多年的计划经济体制和国民教育水平有关，不可能在短期内缩小这个差距。 商品软件的用户化工作是一项细致的、需要不断进行和不断完善的工作。这项工作最好由用户自己去完成。因为只有用户自己才深切地知道他的真正需求是什么。而且这种需求是在不断发展变化的。近年推出的ERP软件都有很好的开发工具，用它对软件进行二次开发不是很困难的。鉴于以上情况，要让企业用好ERP软件，软件公司最主要的工作应该是抓好对用户的培训。必须使企业中的软件使用人员对ERP的原理和功能有很好的了解，并把开发工具的使用方法教会他们。一旦用户对所买的ERP软件有了比较深入的了解，并掌握了开发工具，那么用户化工作由用户自己去做就不难实现了。而且这项工作需要长期进行，软件公司很难包办代替。 这里要强调的是本文所说“用户”（更确切地说是软件的直接使用者）是指企业里各管理职能部门的业务骨干，而不仅是企业计算机中心（或信息中心）的软件人员。计算机中心的软件人员承担着整个ERP系统的管理与维护工作，他们当然需要掌握所运行的ERP软件的功能特点，但是他们并不是企业各项管理和业务功能设定以及增删的决策人。ERP软件的真正用户是销售、供应、财务、计划统计、生产计划调度、库存管理等各职能部门和车间的主要管理人员。所以培训的重点应是企业管理部门的管理人员。 实践证明，在一些企业里，当某个管理部门的业务骨干掌握了计算机的应用，对所运行的管理软件有修改扩展的能力，这样的部门在管理软件的应用上就有了自适应和自主发展的根基。像这样的用户，软件公司可以放心，它是可以用好的。 上述培训工作在实施中是有一定困难的。一是各管理职能部门的业务骨干都是企业里的“忙人”，抽他们出来参加培训很不容易。二是这些管理干部的计算机基础知识一般较差， 培训时接受能力要差一些，所以需要的时间要多一些，而这又与第一点相矛盾。针对上述矛盾，在培训的内容上要着重在应用，避免空讲理论。在培训的方式上不宜都是集中讲课，最好多一些在机器上边操作边讲解，这样培训的时间灵活一些，容易实行，培训的效果也会更好一些。 笔者认为，解决难题的关键还是需要企业第一把手对培训的重要性有足够的认识。如果企业主要领导认识到了提高管理业务骨干队伍的计算机应用能力对实施MRPⅡ的决定性作用 ，并下最大决心来推进这样的培训工作，那么很多困难就迎刃而解了。
（3）企业的管理机制与管理基础不同 国外企业由于采用现代企业制度，产权明晰，管理科学规范。我国企业管理机制和管理基础随着现代企业管理制度的建立，将会逐步提高，但目前差距还不小。 许多企业买了ERP软件应用得不好，往往和软件的用户化工作没有做好有关，用户在使用时感到有很多不满足，因此发出种种抱怨。目前软件公司都提供售后服务，可以帮助用户对软件进行二次开发。问题是很多企业在购买ERP软件时，对ERP的功能并不熟悉，甚至对计算机擅长作哪些处理也不清楚。所以软件公司在调查了解用户需求并进行产品用户化时，企业往往提不出明确的要求，只能说出手工管理的现状，所提出的一些要求，一般也没有考虑如何发挥计算机管理的优势，没有充分利用ERP所提供的各种功能。另一方面，计算机公司的软件人员对于企业的具体管理业务了解不深，对用户提出的需求也只能是机械地听取接受，所以按其所作的一些修改未必都是合理的，导致日后用户不满意。
（4）企业的外部环境不同 我国各类企业管理水平不一，交通、通信也不尽人意。企业生产所需的外购、外协件几乎不可能按企业的需求及时供应，供货合同中的供货日期不可能精确，也无法得到保证。
2、对于国内的ERP软件供应商来说，即使他们的软件开发是基于对国情有深入了解的前提之下，即使他们的软件系统功能再全、适应性再强，当面对不同企业千差万别的具体情况、不同企业千变万化的特殊需求时，也不可能做到“以不变应万变”。
再者，企业所处的环境是不断变化的。企业的产品种类、产品所处生命周期的阶段、企业的计划模式、分销模式都不断在变化，企业不断地进行业务流程的再造，企业的规模不断地缩小或扩展等等。总之，企业的变化是绝对的。因而，客观上要求ERP具备适应各种变化的能力。如果ERP系统没有良好的柔性，不能进行方便的用户化和二次开发，那么，企业引进ERP系统之日，就是套上束缚自身发展的枷锁之时。企业对于花重金买来的ERP系统将会“食之无味，弃之可惜”，使自己陷于尴尬境地。
图4.4.3 ERP系统用户化和二次开发的意义
因此，不论企业采用国外的软件还是采用国内的软件，都面临着系统的用户化和二次开发的任务，都必须要求ERP软件具备良好的支持用户化和二次开发的功能。ERP系统的用户化和二次开发是ERP软件作为由企业外部的软件厂商提供的一种产品转变为企业内部的管理信息系统的桥梁和纽带。其意义如图4.4.3所示： 下面我们对用户化和二次开发分别进行讨论：
1、用户化
一般把不牵动程序的改动称为用户化，如修改报表格式。软件如果有报表生成功能，或采用第四代语言，任何业务人员，不需要有很多计算机知识就可以自行设置。当然，还需要项目实施小组的批准。 许多国内外的优秀ERP软件提供了强大的支持用户化的功能。比如荷兰Baan公司的动态企业建模（Dynamic Enterprise Modeling，DEM）技术和中国金航联公司的企业系统动态再造（Enterprise System Dynamic Reengineering，ESDR）技术。 Baan公司的BAAN IV系统有如下功能：
包括一个不断丰富和改进的业务模型库；
完全能够适应业务对象的变化，这些变化包括逻辑流程上的改动以及技术实现上的改进；
生成一个客户化的系统运行环境，客户无须手工设置任何系统参数、改变代码或定义用户界面。
BAAN IV对动态企业建模的实现，使得企业管理者、业务分析人员，也包括了系统实施者可以将注意力集中于一系列高层管理职能、最优业务实践和流程，而不是复杂的应用软件调试或没完没了的产品细节配置。 金航联公司的AEPCS系统采用的ESDR技术是一种创成式的企业模型生成方法。ESDR建立在面向业务对象的软件单元、自适应企业计划模式和可再造的系统结构之上。它保证了软件系统可以灵活重构，应用菜单可以由用户设置，从而为用户建立适合自己需求的应用系统提供了很大的灵活性。并且在企业流程再造时，软件会随之动态地适应企业的变化，构建新的企业模型。
2、二次开发
通常把改动程序的工作称为二次开发。要增加或修改软件的功能，需要ERP系统提供支持二次开发的工具，还可能需要有软件的源程序，这些都要支付额外的费用，而且并不是每个ERP供应商都愿意提供源代码。此类问题一定要在签订合同前考虑到。 二次开发的工作是在软件功能模拟运行的基础上进行的，一般工作量比较大，需要一定的时间，会延误项目实施进程，这个因素应该在制定项目实施计划时包括进去。 改动软件后还会影响今后软件版本升级。有些ERP软件商提供免费或收费很低的系统升级。如果不升级，新版本的长处无法应用；如果升级，则面临着重新进行二次开发的可能。因为ERP软件供应商在进行新版本的ERP系统开发时，可能根本不会考虑某个特定的用户在旧版本上所作的二次开发。 因此，在进行二次开发前，要做认真的分析对比。究竟是修改软件，还是改革现行管理程序；还是两者都有些修改。对修改的必要性、效果和代价要心中有数。 经过分析和权衡，能不二次开发就不要进行。如果必须进行二次开发，则应尽量使得二次开发出的功能模块独立于原来的ERP系统。这样，当ERP系统版本更新时，二次开发出来的模块无需修改或者只需较少的修改就可以应用于高版本的ERP系统。 例如，奥林岛公司在销售MRP9000系统时，针对中国企业的报表复杂、系统原有的报表生成模块满足不了企业需求的情况，不是修改系统本身的程序，而是利用Microsoft Excel设计了一些函数。当需要生成复杂报表时，运行这些Excel函数，读取MRP9000系统的数据库，利用Excel强大而方便的图表功能制作出满足需要的报表。当系统升级时，如果系统的数据库结构没有变化，则Excel函数无需变化；如果系统的数据库结构发生了变化，则只需修改相应的受到影响的Excel函数。平时如果临时需要特殊报表，只需设计一些Excel函数，而无需对系统伤筋动骨。
山西经纬纺织机械厂在ERP系统的二次开发方面也探索出了一条成功之路。该厂引进加拿大Info-Power公司的I-Manufacture软件包中的五个模块：产品数据管理、库存管理、车间管理、物料需求计划和能力需求计划。在通读源代码的基础上，经过二次开发，不仅成功地应用了该系统，而且形成了自己的软件产品JW-MRP-II。他们的开发思想是：以物流为基础，以价值流为杠杆，以信息流为主线，建立起一个管理思想先进、管理方法科学、管理体制完善、符合国情、厂情的、既先进又合理的管理信息系统。JW-MRP-II保留了引进软件的精华，同时又根据具体情况，做了相应变化。比如，对MRP运算后生成的计划，给生产管理人员留有充分确认、调整的余地。再比如，由于企业外部环境不好，采购计划不可能按照MRP运算结果执行，所以将计算机运算生成的采购定单作为请求计划，由采购部门审批确认，以符合生产实际等。这些变化大大提高了软件的可操作性。整个系统集成度高，而各模块又能单独运行，具有很高的灵活性。
总之，ERP经过30多年的发展，已经有很多成熟的商品化软件，企业无需自己去开发ERP。但是要使商品化软件适合企业的实际需要，进行二次开发、实现系统的用户化则是必不可少的。无论选用国内软件或是国外软件，由于国情厂情不同，总有地方要作些修改。有的软件功能很全，而目前我国企业在管理上还没有提出如此细致的要求，因此这部分功能暂时就用不上，反而成为累赘，用户就要求修改它、去掉它。除此，不同的企业由于产品结构和生产工艺不同，企业规模不同，企业的组织结构和所有制等等方面的不同，在管理的具体制度和业务流程上，就会有这样那样的差异。即使是同一个企业，随着科技进步和市场需求的变化，它的产品组合、工艺技术、生产规模、供应协作关系等也在发展和变化，企业的管理方式和方法也必须随之作相应的变化。因此，对每个企业都完全适用的商品化软件是不存在的。
